まずは幹事を決めること
最初に話しておきますが、幹事ひとりで全て行うのは難しいと思っていた方がいいと思います。小さなお店で貸し切りで行う位であれば問題ありませんが、パーティー型式でそれなりの人数が参加する大きさになるととても無理。3人+新郎新婦の計5人位が必要でしょう。
ゲストのリストアップ
披露宴に招待できなかった人は二次会に招待することになります。パーティーの大きさを決めるために、ある程度の出欠も予測して決めて行く必要があります。
パーティー会場の大きさが決まったら、コンセプトを決める
どんな二次会にしたいかを明確にしたら会場を決めやすくなります。二次会会場も様々なタイプがありますので、妥協したくない点、妥協できる点などなるべく細かく決めることで会場を決めやすくなります。
レストラン、ホテル、貸切りスペース、居酒屋、友人のお店など多くの選択肢から選ぶことになります。後から「思っていた会場と違った」ということを避けるために、最初に必ず足を運ぶようにしましょう。
お金の計算は常に確認
予約金や楽器演奏によるオプション料、持ち込み料などは必ず前もって確認しましょう。好きにやって後から加算請求がくると大幅に予算オーバーになることも。プランを伝えて、これ以上お金がかからない予算を必ず出してもらいましょう。
二次会会場が決まれば役割分担を
リーダー、受付（会計）、アシスタント位は必要。場合によっては司会進行役も必要です。楽器などを使用するのであればサポートする役も必要かもしれません。映像や音楽を流す人や、写真、動画撮影をしてもらう人も必要かもしれません。余裕を持った人数にお願いしましょう。
招待状の発送
送付にしてもメールにしても必ず新郎新婦から送るようにしましょう。郵送時間や返事が来るまでの時間も見越して二か月程度前には発送しておきましょう。万が一届いていない可能性も考えておいてください。
進行表の作成
当日慌てないように、余裕を持った進行表を作成しましょう。多くの人がいると進行表通りに進まず押してしまうことは珍しくありません。延長料金などがかからないように、お店やゲストに迷惑が掛からないようにしっかりとスケジュールに余裕を持ちましょう。
出欠確認をし、予算取り
完全な予算を決定します。オプション代金などにも注意してください。二次会中のビンゴなど景品も予算内で購入していきましょう。新郎新婦で購入する場合はそのまま、幹事に頼む場合は領収書で後払いか、先払いしておくかのやりとりも必要です。
1週間前までには全ての確認を
最終的な人数、予算、備品の確認、必要なものが準備できているかの最終確認をお店と共に行ってください。
これを怠って当日に気付くパターンも見受けられます。夜遅くなければお店さえあれば急遽買いに行くこともできますが、慌てないで済むようにしっかりと準備を済ませておいてください。